TO DO LISTE IN EXCEL: NIE WIEDER VERGESSEN

Excel und To Do Listen - 2 Themen, die viele vermutlich eher meiden. Kein Wunder, denn ohne richtige Struktur und theoretisches Wissen über effizientes Aufgabenmanagement zerläuft eine To Do liste oft einfach im Nichts. Aus diesem Grund habe ich mir für diesen Artikel die Expertise vom Produktvitäts-Experten Christopher Henke eingeholt. Neben der geballten Produktivitäts-Power von Christopher, bekommt ihr hier auch eine To Do Listen Vorlage für Excel, die ihr nie wieder missen wollt.

DRAN GEDACHT UND TROTZDEM RAUS

Gerade rechnest Du den Business Case für das neue Projekt durch, da fällt Dir ein, dass Du heute noch den Forecast für das nächstes Quartal verifizieren und den Finanzern schicken musst. Schnell mal den Forecast vom letzten Quartal suchen und die wichtigsten Punkte markieren. Jetzt stellst Du fest, dass Du nicht mehr weist wo Du beim Business Case (BC) warst. Was hatte ich im BC zuletzt eingefügt, was war meine letzte Berechnung? Ist Dir das auch schon mal passiert?

Der rote Faden ist weg und Du springst in deinen Tätigkeiten. Dadurch kommst Du aus Deinem aktuellen Thema raus und alles dauert länger. Hättest Du weiter fokussiert an dem BC gearbeitet, wärst Du wahrscheinlich gleich fertig. Der Trick ist, die Dinge sequentiell zu bearbeitet. Multitasking ist aus meiner Sicht nur in der Theorie ne gute Sache. Damit Du in Zukunft effizient und fokussiert Deine Jobs erledigen kannst und mehr Zeit für Deine wichtigen Themen hast, helfen Dir Tasklisten. Diese Tasklisten kannst Du auch als Checklisten verwenden. Warum hierzu nicht das Tool verwenden, mit dem Du den ganze Tag arbeitest.

WER SCHREIBT, DER BLEIBT

Um das o.g. Szenario zu vermeiden, hilft ein einfacher Trick. Schreibe Dir sofort auf, was Dir für eine Idee oder ein Problem einfällt. In dem o.g. Beispiel war es der anstehende Forecast. Nehme Dir ein Post-It oder schreibe Dir ein „Action-Item“ mit einer kleinen Checkbox in Dein Notizheft. Wichtig dabei ist, lass Dich von deinem aktuellen Fokus nicht abbringen. Du hast Dir sicherlich vorab überlegt, was aktuell das Wichtigste ist und Deine Arbeit im Vorfeld priorisiert.

Warum für die Tagesplanung und Deine Priorisierung der kommenden Jobs nicht einfach das Tool verwenden mit welchem Du immer (oft) arbeitest? Warum nutzt Du nicht das Tool, mit dem Du Dich am Besten auskennst? Nutze Excel für Deine Tasklisten!

Egal welches Tool Du für Deine Tasklisten verwendest, wichtig hierbei ist nur, dass Du die Listen nachhaltig benutzt. Es bringt nichts das teuerste oder ausgeklügeltste Tool zu verwenden, wenn Du mit den Listen nicht effizient arbeiten kannst. Nur das initiale Befüllen von Aufgaben, ist nicht zielführend. Das Digitalisieren Deiner Notizzettel ist nur der erste Schritt.

Noch ein Trick, damit Du täglich daran denkst. Fügen Deine persönliche Excel-Taskliste dem Startmenü hinzu.

TASKLISTE MIT METHODE

Um Dir eine kleine Start-Hilfestellung für Deine Tasklisten zu geben, freuen wir uns Dir folgende zwei Vorschläge für eine Arbeitsmethode an die Hand geben zu können:

1) Schlanker Aufgaben-Workflow (angelegt an Kanban)

Sortiere Deine Aufgaben in folgende drei Listen ein: „New“, „Doing“ und „Done“.

Die „New“-Liste ist Dein Aufgaben-Backlog. Alle Aufgaben die du vor hast, kommen hier rein. Schreibe diese mindestens mit einer Kurzbezeichnung auf. Formuliere Die Aufgabe so, dass Du auch noch in vier Wochen weist, was das Ziel war. Wichtig: Den Gedanken an Dein Todo sofort hier notieren, damit Du es sofort wieder „vergessen“ kannst. So behältst Du den roten Faden. Eine gute Ergänzung ist ein Zieldatum. Dies hilft Dir zum Einen diese Aufgaben mit den anderen zu priorisieren und treibt Dich gleichzeitig an, diese irgendwann auch anzugehen. Ohne Datum, schlummert diese Task womöglich nur vor sich hin, ohne je begonnen zu werden.

Die „Doing“-Liste beinhaltet alle Aufgaben, die Du aktuell umsetzt./bearbeitest Ich empfehle hier die Aufgaben zu aufzulisten, die Du an dem heutigen Tag umsetzt oder umsetzen willst. Ich würde das nicht auf einen kleinere Zeiteinheit wie z.B. Vormittags unterteilen. Genauso wenig würde ich den Bearbeitungszeitraum größer machen. Wir wollen ja schließlich Aufgaben zeitnah zum Abschluss bringen und zusätzliche wäre meiner Meinung nach die Verwaltung nicht mehr effizient. Zur fokussierten und konzentrierten Bearbeitung der einzelnen Tasks, kann Dir die Pomodoro-Technik helfen.

Die „Done“-Liste enthält alle Aufgaben, die erledigt sind. Für diese Aufgaben kannst Du Dir selbst mal auf die Schulter klopfen. Oder gönne Dir nach ein paar Aufgaben oder nach einer größeren Aufgabe mal eine Belohnung. Eine Belohnung ist mindestens so wichtig, wie die Erledigung der Aufgaben selbst ;-) Ein Erfolgserlebnis kommt durch die zunehmend lange Liste der Aufgaben von ganz alleine. Ohne solch eine Liste fragte man sich nach einem langen Arbeitstag, oder am Ende der Woche, was man wieder gemacht hat. Nicht selten fällt einem nichts essentielles mehr ein, da im Tagesverlauf soviel kleine Dinge den Blick auf das Wesentliche verwässern. Mit der „Done“-Liste hast Du Deine Erfolge aber im Blick. Zusätzlich hilft Dir die Liste u.A. auch als Dokumentation. Z.B. wenn Du dich fragst, wann Du den letzte Forcast abgegeben hast oder wie lange dieser gedauert hat, könntest Du dies aus das aus der Historie recherchieren.

2) Kurz-, Mittel-, und Langfristig

Eine weitere Möglichkeit einer Aufgabenclusterung ist die Unterteilung in folgende drei Listen: „Short-Term“, „Middle-Term“ und „Long-Term“.

„Short-Term“ beinhaltet alle Aufgaben die vergleichsweise kurzfristig zu erledigen sind. Den relevanten Zeitraum legst Du fest. Das kann z.B. die aktuelle Woche oder Monat sein. Viel größer würde ich den Zeitraum nicht setzen. Alle Aufgaben sind in dieser inhaltlich ausreichend beschrieben, so dass sie sofort angegangen und umgesetzt werden können. Die einzelnen Einträge sind untereinander, wie die „New“-Liste auch, priorisiert. So legst Du für Dich fest, welches die wichtigste und welches die weniger wichtigen Aufgaben sind.

Die „Middle-Term“ Liste beinhaltet alle kommenden Aufgaben, z.B. für das nächste Quartal. Oft ergeben sich aus aktuellen Jobs, Dinge die mittelfristig aber nicht unmittelbar erledigt werden müssen. Z.B. sind für Dein aktuelles Projekt die potentiellen Kosten zu berechnen (Middle-Term), aber erst nachdem der Scope initial beschrieben ist (Short-Term). Diese liste ist natürlich auch priorisiert. Hieraus ergibt sich der Großteil der „Short-Term“ Liste.

Die „Long-Term“ Liste beinhaltet alles, was langfristig zu bewältigen ist. Z.B. was Du Dir für dieses Jahr vorgenommen hast. Dies könnte z.B. eine Launch-Feier für Dein aktuell gestartetes Projekt sein.

Wichtig für all die o.g. Workflows sind folgende Kniffe:

- Schreibe Dir alle Aufgaben auf, die für Dich relevant sind. Egal mit welcher Methode. So dass Du sie danach wieder vergessen kannst, um Deiner aktuellen Tätigkeit unterbrechungsfrei weiter nachzugehen

- Die inhaltliche Beschreibung sollte je näher der Startzeitpunkte kommt, detaillierter sein. Spätestens wenn die Aufgabe ansteht, sollte Dir klar sein, was zu tun ist

- Schaue zyklisch alle Liste durch. Solltest Du Dich nur auf die „New“ bzw. „Short-Term“ Liste konzentrieren, verlierst Du den Blick nach vorne aus den Augen. Selbst Wenn heute eine Aufgabe erst in drei Monaten relevant wird, irgendwann sind diese drei Monate vorbei

- Finde eine Methode, die für Dich passt. Probiere die hier genannten und adaptiere ggf. so, dass Du damit ideal arbeiten kannst. Jeder ist eine individuelle Persönlichkeit, der spezielle Bedürfnisse und Gewohnheiten hat. Oft kann oder will man sich nicht in Standards zwängen

EXCEL VS TRELLO

Exemplarisch haben wir zwei Tools gegenübergestellt. Diese Auswertung sieht bei der Hinzunahme eines anderen Tool natürlich ganz anders aus. Im Folgenden eine schlanke Funktions-Matrix der Tools trello.com und Microsoft Excel:

TO DO LISTE - EXCELTIVITY

Unsere Exceltivity To Do Liste sollte ein paar Bedingungen erfüllen:

Leichte Pflege
Schnelle Übersicht der offenen TO DOs
Anpassbar an alle Bedürfnisse
Angelehnt an KANBAN

Auf Basis dieser 3 Bedingungen haben wir gemeinsam eine Excel Vorlage gebastelt, um Aufgaben effizient managen zu können:

Exceltivity To Do Liste Vorlage — Ausschnitt der Exceltivity Vorlage

Angelehnt an den Artikel von Christopher, ermöglicht die To Do Liste die wichtigsten Eingabemöglichkeiten, um seine Aufgaben zeitgerecht zu erledigen. Als kleine Excel Schmankerl gibt es neben der Ampelfunktion, die anzeigt, ob ich über der Frist liege auch einen Übersichtsbereich, der mir die wichtigsten Fragen beantwortet:

Was sind meine dringlichsten Themen gemessen an den Tagen bis zur Deadline?
Welchen Themen sind schon überfällig?
Wie ist das Verhältnis von DONE, DOING und NEW?
Wie ist das Verhältnis von überfälligen Themen zu in time?

In meinem neuen Blogpost zum Thema Bedingte Formatierungen mit eigenen Symbolen, habe ich das Exceltivity Template noch ein wenig erweitert. Check das aus.

DOWNLOAD DER EXCEL VORLAGE

Doch es geht noch besser! Werde Projekt Management Dashboard Master!

In der Excel Dashboard Mastery kannst du nicht nur dieses herausragende Projekt Management Dashboard herunterladen, du bekommst auch das nötige Wissen vermittelt, um nie wieder manuell deine Projekt Übersichten zu pflegen. Aktualisiere deinen Projektstatus mit wenigen Klicks und behalte immer den Überblick über deine Projekt Performance!

FAZIT

Nun liegt es an Dir. Das Wichtigste ist, dass Du startest. Ich persönlich setze im Zweifel lieber auf die Umsetzung der Aufgabe, als auf die lange Planung.

Klar ist aber auch, wenn die Planung gänzlich vernachlässigt wird, verliert man den Überblick. Es werden womöglich unwichtige Dinge erledigt. Bei aller Motivation, ist es wichtig die Vision und Deine persönlichen Ziele für Ende des Jahres im Auge zu behalten. Do it! ;-)

ÜBER DEN GASTAUTOR

Mein Schreibtisch ist voll mit Notizen, Dokumenten und Post-Its. Ich habe mehr Actionitems als ich Zeit habe. Zusätzlich wollte ich mal in Ruhe über das nächste Produktkonzept nachdenken. Wann soll ich das nur alles erledigen?

Kommen dir diese Überlegungen bekannt vor? Wenn ja, dann weißt Du nun wie ich zu VitaminP.info kam. Man hat oft das Gefühle,sein Tageswerk nicht hinzubekommen. Die Zeit geht schnell vorbei und die Erfolgserlebnisse bleiben aus. Hier kann ich Dir helfen. Auf VitaminP.info findest Du praktikable Produktivitäts-Tipps und eigene Erfahrungen. Die können Dir helfen effizienter zu arbeiten und wieder mehr Zeit für wichtige Dinge zu haben.

Da ich das Thema nicht musikalisch zum Ausdruck bringen kann, da mir eine Band fehlt, schreibe meine Gedanken, Anregungen und Tipps im VitaminP Blog.

Schau mal vorbei und hol Dir das kostenlose VitaminP produktivitäts eBook.

Christopher