Mir war es schon immer ein Rätsel, wieso so viele Leute bei Power Point Folien auf jeden Millimeter achten, stundenlang Kästchen schieben und beim Design ihrer Excel Tabellen wohl auf beiden Augen blind sind. Klar, geht es bei Excel vor allem um den Inhalt, also um die Informationsverarbeitung –und Transfer. Soll der hieraus resultierende Bericht jedoch auch einem bestimmten Empfängerkreis zugänglich gemacht werden, sollte genau so viel Arbeit in das Design gesteckt werden wie in bunte Power Point Folien. Denn ein klar strukturierter Bericht mit ansprechendem Design wertet nicht nur deine Arbeit auf, sondern lässt den Empfänger die Daten auch leichter verstehen und interpretieren. Was nützt denn eine saubere Analyse, in die viel Arbeit geflossen ist, wenn sich keiner diesen Augenkrebs antun möchte.
Deine Berichte sind deine Visitenkarte.
Vielen ist vielleicht nicht bewusst, wie schnell so eine Tabelle in einer Organisation ihre Runden dreht und die unterschiedlichsten Hierarchie-Ebenen erreicht. Möchtest du, dass jemand, der vielleicht 3-4 Hierarchie-Ebenen über dir steht, deinen zusammengewurstelten Bericht auf Umwegen erhält und sich wundert, welcher Azubi denn für dieses Kästchenmassaker verantwortlich ist?
Falls es dir egal ist, dann brauchst du nicht weiter lesen, denn nun lege ich dir meine 10 Excel Gebote offen. Jeder Bericht, den ich versende, baut auf diesem 10 stöckigen Fundament auf.
1. Gestalte eine Kopfzeile
Egal, ob du einen Artikel liest oder eine Präsentation vor dir hast, du wirst zunächst mit einer Überschrift begrüßt. Daher ist es auch für deine Excel Tabelle unerlässlich eine Kopfzeile zu gestalten. Ich teile meine Kopfzeilen immer in 3 Bereiche auf.
- Links Optionen: Kontaktdaten, Erstellungsdatum, Link zum Download von zusätzlichen Informationen, Versionsnummer, Abteilung
- Mitte: Titel deiner Tabelle
- Rechts: Unternehmenslogo
Hier könnt ihr variieren mit den Informationen, die ihr für sinnvoll erachtet. Wichtig ist nur, dass der Empfänger sofort erkennt, mit was er sich hier beschäftigt und wer hierfür verantwortlich ist. Jeder sollte wissen, dass der Bericht von dir stammt - Lass dir deinen Ruhm nicht nehmen.
Deine Kopfzeile gibt die Symmetrie der nachfolgenden Tabelle vor. Gehe nicht über die Breite hinaus und nutze die 3 Bereiche zur Unterteilung der nachkommenden Daten.
2. Verwende das Corporate Design
Farben: Grundsätzlich gilt für Excel Tabellen: Sei dezent mit Farben und setze nur farbliche Highlights, wo die Daten danach schreien. Bei der Auswahl der Farben müsst ihr gar nicht kreativ sein. Verwendet einfach eure Unternehmensfarben. Neben der Hauptfarbe (bei mir das erfrischende Königsgrün) legen viele Unternehmen auch weitere Sekundärfarben fest, die dann auf dem Webauftritt und in Präsentationen verwendet werden. Schaut euch hierzu einfach mal ein paar Power Point Folien an und übernimmt die Farben in euren Excel Master.
Schriftart: Viele Unternehmen setzen auf eine einheitliche Schriftart für ihre Kommunikation nach außen. Falls vorhanden, verwende auch diese für deine Berichte. Falls keine Schriftart vorhanden ist, einige dich auf einen schlichten, schnörkellosen Font.
Schriftgröße: Verwende max. 2-3 Schriftgrößen, ähnlich wie in deinen Word Dokumenten, gestaffelt nach Titel, Überschrift, Text.
Für einige mögen diese Maßnahmen unnötiger „Schöner Wohnen – Eni van de Meiklokjes – Krims Krams“ sein. Ich sage euch jedoch aus Erfahrung, dass Berichte die dem Corporate Design einer Firma entsprechen, für vollwertiger genommen werden.
3. Raus aus dem Gefängnis
Es gibt zwei Arten von Menschen auf der Welt, die einen blenden die Gitternetzlinien in ihrer Excel Tabelle aus und den anderen ist eh alles egal. Bitte, blendet eure Gitternetzlinien aus. Wenn du viel mit Excel arbeiten musst, hast du keine Lust den ganzen Tag durch Gitter zu starren.
4. Deine Berechnungen müssen nachvollziehbar sein
Bei der Kalkulation von Abweichungen, Wachstumsraten oder Kennzahlen muss der Empfänger nachprüfen können, welche Daten für die Berechnung hinzugezogen wurden. Daher vermeide es Daten aus einem anderen Tabellenblatt zu verlinken, da ansonsten nur der Link zu sehen ist.
Auch Hardcopy Daten führen dazu, dass der Empfänger selbst nachrechnen muss, wenn er nicht genau weiß, wie die Zahlen in der Excel Datei entstanden sind.
5. Nimm deine Kunden an die Hand
Gerade bei komplexen Berichten oder sogar bei Excel Tools, die VBA Funktionen einsetzen, fühlt sich der Empfänger erst einmal verloren. Hier macht es Sinn ein zusätzliches Tabellenblatt zu spendieren. Nenne es „Anleitung“, „How to“, „readme“ und stelle es an die erste Stelle der Excel Arbeitsmappe. Stelle kurz und prägnant dar, welche Zielsetzung deine Tabelle hat, wie diese zu lesen bzw. zu bedienen ist.
6. Der Empfänger entscheidet, was er sehen will
Es gibt Berichte, die für jeden in einer Organisation interessant sind. Die Folge: ein Verteilerkreis, der länger ist als die Gästeliste von Kim Kardashians Geburtstag. Das Problem dabei ist, dass jeder einen anderen Fokus und sich nicht erst durch den kompletten Daten-Dschungel kämpfen will, um an die für ihn relevanten Informationen zu kommen.
Es gibt mehrere Möglichkeiten deine Berichte empfängerorientiert zu gestalten. Schnell umsetzbar sind Gruppierungen. Hierbei kannst du deinen Bericht komprimieren, indem du Details ausblendest, die bei Bedarf wieder aufgeklappt werden können. Eine andere Variante wäre: du erstellst ein separates Tabellenblatt, das eine Zusammenfassung der wichtigsten Daten enthält. Nenne das Tabellenblatt „Übersicht“ oder „Summary“ und füge es vor dem eigentlichen Bericht in deine Excel Arbeitsmappe ein. Auf diese Weise kann der Empfänger seine Informationen direkt aus der Zusammenfassung ziehen oder bei Bedarf in die Details einsteigen. Das erspart dir jede Menge Anrufe, wo denn was zu finden ist.
7. Druckbereich festlegen
Wer kennt das nicht: der Kollege schickt in letzter Minute noch den Bericht zu, den wir auf dem Weg zum nächsten Meeting ausdrucken. Doch statt einem kompakten Bericht erhalten wir 12 Seiten nicht verwertbares Material. Also denkt immer daran vorm Speichern eure Seite in der Seitenansicht einzurichten.
8. Gestalte deine Fußzeile
Die Fußzeile rundet deine Tabelle ab und wird gestaltet wie deine Kopfzeile. Nutze auch die Fußzeile, um jeden wissen zu lassen, dass DU der Ersteller dieser Datei bist. Gib deine Kontaktdaten an und verwende Befehlsschaltflächen, um z.B. die Tabelle zu drucken. Die Mitte wird genutzt, um die jeweilige Seitenzahl anzugeben.
9. Der passende Dateiname
Du hast stundenlang an diesem Bericht gearbeitet und hast es nun fast geschafft. Es ist der letzte Schritt im Prozess der Erstellung und oft fehlt hier einfach die Muse, um sich einen prägnanten Dateinamen zu überlegen.
In Zukunft wirst du nicht mehr lange überlegen müssen. Es sind 4 Informationen, die ich als Empfänger im Dateinamen sehen möchte:
- Titel (Steht in deiner Kopfzeile, z.B. Kostenstellenbericht)
- Versionsnummer (z.B. v3) - falls mehrere Versionen verfügbar
- Erstellungsdatum (z.B. 20160911, Sep16, 0911,1109)
- Deine Initialen (z.B. Excel König = EK) – Jeder sollte wissen, dass der Bericht von dir stammt. Lass dir deinen Ruhm nicht nehmen.
- In Summe also: „Kostenstellenbericht_Sep16_EK.xls“
10. Steche aus der Masse heraus
Wer Karriere machen oder einfach nur seine Kunden begeistern will, darf nicht im Einheitsbrei der unzähligen Excel Berichte untergehen. Versuche daher deiner Arbeit immer eine persönliche Note mitzugeben, um aus der Masse heraus zu stechen. Diese „Extrameile“, die du auf dich nimmst, zahlt sich immer aus. Doch wie stellt man das an?
Wenn du die bisherigen 9 Schritte befolgt hast, bist du schon auf dem richtigen Weg und hebst dich schon von 98% aller herumfliegenden .xls dieser Welt ab. Sei Kreativ und überlege dir, was deinen Empfängern entweder einen zusätzlichen Mehrwert liefert oder deine Excel Arbeitsmappe alleine vom Design noch mehr hervorhebt.
Hier sind einige Anregungen:
- Erstelle ein Begrüßungs-Popup mit Hilfe einer UserForm (checke hierzu mein Tutorial)
- Nutze die UserForms auch für Hilfefenster zur Erklärung deiner Berechnungen ( checke hierzu mein Tutorial)
- Füge Befehlsschaltflächen ein, die es ermöglichen direktes Feedback zu geben (z.B. per E-Mail)
- Verwende Diagramme, um deine Daten auch visuell hervorzuheben.
- Füge Sensitivitätsanalysen ein. Wie verschlechtert sich das Ergebnis wenn Position X um 5% steigt?
- Verwende bedingte Formatierung, um Highlights in deinem Bericht hervorzuheben.
Schlusswort
Puh, ganz schön viel zu beachten, oder? Damit du dich nicht jedes Mal durch alle Punkte hangeln musst, empfehle ich dir einen Master anzulegen, der dein festgelegtes Design beinhaltet. Auf der Basis kannst du dich dann auf die Inhalte konzentrieren und bist auf der sicheren Seite. Nutze dann deine gewonnene Zeit für die „Extrameile“ und begeistere deine Kunden.
Ich kann euch diese Gebote nur ans Herz legen, probiert es einfach aus und erwartet positive Resonanzen.
Wenn ihr Fragen oder Anregungen habt, nimmt gerne Kontakt mit mir auf oder nutzt die Kommentarfunktion.
Euer Excel König
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Allain (Montag, 24 Oktober 2016 22:23)
Der Einzige Bericht der in Excel existiert, ist der PIVOT-Tabellen-Bericht.
Ansonsten werden die Daten einer Liste manuell formatiert. Das sind keine Berichte.
Der Begriff Bericht wird nur dann gerecht, wenn Daten von Auswertungen getrennt sind.
Das ist bei Excel (außer Pivot-Tabellen Funktion) nicht der Fall.
Gruß
JPA
Excel König (Montag, 24 Oktober 2016 22:37)
Hi Allain, danke für deinen Kommentar.
Du hast Recht bezüglich der Definition im Excel Kontext. Der Begriff "Bericht" wird hier jedoch nicht im engeren Excel Sinne verwendet.
Er steht für die vielen Auswertungen, Reports, Analysen , Dashboards, die täglich von uns erstellt werden.
Ich danke dir für die Richtigstellung und wünsche dir einen schönen Abend
Heinz (Dienstag, 25 Oktober 2016 07:51)
Ein Bericht hat eine Botschaft mit einer Aussage, sonst ist es bloss eine Statistik.
Die International Business Communication Standards (IBCS) bieten als open source ein Notationskonzept, das sich gut mit den Empfehlungen von Excel König kombinieren lassen.
Gruss Heinz
Excel König (Dienstag, 25 Oktober 2016 09:22)
Hallo Heinz,
gebe dir vollkommen Recht, ohne Aussage - kein Bericht.
Danke für den Link, werde ich mir heute Abend mal genauer anschauen :)
Beste Grüße
EK
BEB (Donnerstag, 03 Oktober 2019 10:21)
Hallo,
ich habe mich auch schon gefragt, wie ich ein passendes Layout hinkriege. Deine 10 Gebote finde ich als Ansatz schon mal sehr gut.
Verstehe ich das richtig, beim Öffnen einer leeren Excel-Arbeitsmappe befindet sich dann die Kopf-/Fußzeile schon automatisch? Oder geht das über Vorlage? Nur wie macht man so eine Kopf-/Fußzeile? Wird die unter - Einfügen >Text >Kopf- und Fußzeile - gemacht? So viele Fragen...
Habe ja schon Probleme die nicht genutzten Spalten zu löschen, geschweige denn so eine Umrandung hin zukriegen, so, dass die Spalten der Kopf-/Fußzeile sich an der zu bearbeitenden Tabelle anpassen. Ich muss meistens dann immer wieder auf - Start >Zellen >Format >Spaltenbreite automatisch anpassen - usw. gehen.
Ich will auch so eine Kopf-/Fußzeile... :D
HG
BEB
Wilhelm Müller (Sonntag, 07 Februar 2021 23:53)
kopf- und Fußzeile toll. Aber wie geht das. Wie bekomme ich eine Schaltfläche in die Fußzeile. Excel weigert sich. Wie bekomme ich die Seite und Seitenzahlen in die mittleren Zellen, wenn ich das in der Fußzeile mit der Schaltfläche nicht realisieren kann. Welche Office Version muss ich dafür haben. Reicht Office 2010 aus oder brauche ich eine höhere Version.
Kopfzeile wie bekomme ich eine Grafik in die Kopfzeile und kann diese dann skalieren. Wie kann ich die Farbe der 3 Kopf bzw. Fußzeilen und deren Linienstärke ändern. Muss ich evtl. im Seitenlayout Änderungen vornehmen und wenn welche.
Mit Dank im Voraus
Antwort bitte an:
willhelm.mueller@online.de